名刺情報をデジタル化して顧客情報として一元管理し、自社のマーケティングや営業活動に活かすためには、「デジタル名刺管理システム」と「メール配信システム」の２つのデジタルツールを導入することが必要です。この２つのツールにはさまざまな機能があり、それぞれの用途や自社のビジネススタイルに応じて適したものを選ぶことが重要です。

システムの選定ポイント

■名刺管理システム

基本的な機能としては、名刺情報のスキャン・デジタル化、名刺情報の整理・検索、メール配信システムとの連携などがあります。また、最新の名刺管理システムでは、名刺のスキャン速度や精度、情報の自動入力、スマートフォンアプリとの連携機能が強化されているものもあります。

■メール配信システム

一般的なメール配信のみならず、迷惑メールに入りにくくなることも重要な機能です。またHTMLメールを簡単に作成できたり、開封率やメール本文に掲載されたURLのクリック率などの分析、さらには顧客の属性によりメール配信リストをカテゴリ分けや、顧客情報の変更や配信解除等のフォームを簡単に作成できることも重要なポイントとなります。

■セキュリティ対応の重要性

システム選定で重要なのがセキュリティ対応です。厳格なユーザーIDの管理やシステムを運用管理していくうえでの安全性も重要となるのです。
近年はクラウド環境の利用が盛んですが、この場合は利用するクラウドのサーバー環境（情報漏洩や不正利用の可能性の有無、災害対策の実施状況など）にも関心を払っておいたほうがいいでしょう。

■コストだけでなくサポートの充実も評価ポイント
導入するシステムのコストやサポートも重要なポイントとなります。ツールのライセンス費用や月額利用料、導入後のサポート費用など、トータルコストで比較することが求められます。自社が必要な機能に対して、各ツールの費用対効果を評価し、自社にとってのメリットを明確にしておくことが肝要なのです。

選定にあたっては、試用版や無料プランを提供しているツールも多くありますので、実際に試してみて自社の業務に適合するかどうかを判断することもお勧めです。
最後に、名刺から集めた取引先の情報は各企業にとって重要な資産となりますので、導入後も安心して利用できる環境が整っていることは大切なのです。

以上のポイントを押さえ、自社に最適なシステムを選定することで、名刺情報をデジタル化し、取引先と関係強化へと繋げていくことができるでしょう。